Excel Tech-3 / ファイル&ウィンドウ
ファイルの新規作成
ファイルの新規作成
【問題】
ファイル新規作成のキーボードショートカットはなんでしょう？
【回答】
Ctrl+N
【解説】
新規（New）の N と覚えましょう。
メニューバーからだと、メニュー[ファイル]-[新規作成]で[標準]タブのブックのアイコンをダブルクリックです。
ファイルを開く
【問題】
ファイルを開くキーボードショートカットはなんでしょう？
【回答】
Ctrl+O
【解説】
開く（Open）の O と覚えましょう。
メニューバーからだと、メニュー[ファイル]-[開く]です。
ファイルを開こうとした際にエラーが発生して開けなくなるケースがまれにあります。以下のページにその原因と対策が書いてあります。
[XL2002] ファイルにアクセスできなくなった場合の原因と対策
複数のファイルを一度に開く
【問題】
複数のファイルを一度に開くにはどうしたら良いでしょうか？
【回答】
Ctrl+O (メニュー[ファイル]-[開く])で、フォルダを選択してから以下の操作を行います。
・フォルダ内で連続しないファイルを選択：一つのファイル名をクリックし、次に
Ctrlキーを押しながら追加するファイル名をクリック
・フォルダ内で連続するファイルを選択：選択するファイルの先頭のファイル名をクリックし、Shift
キーを押しながら末尾のファイル名をクリック
【解説】
ファイルの選択を解除するには、Ctrlキーを押しながら、そのファイル名をもう一度クリックします。
複数のブックをグループとして登録（作業状態の保存）
【問題】
複数の特定のファイルを開いて同時に作業することがあります。この複数のファイルをグループとして登録して、簡単な操作で一度に開くようにできないでしょうか？
【回答】
1.グループとして一度に開きたいブックを全て開く
2.開いたブックのウィンドウの大きさや表示位置を変更
3.メニュー[ファイル]-[作業状態の保存]
4.[ファイル名]ボックスに作業状態ファイルの名前を入力
5.[保存]ボタンをクリック
【解説】
こうして作成した作業状態ファイル（拡張子はxlw）を開くと登録した複数のブックを作業状態ファイルに保存されたときの状態で開くことができます。
作業状態ファイルには、保存場所、ウィンドウサイズ、表示位置など、現在開いている全てのブックに関する情報が保存されます。
ただし、ブック自体の内容は作業状態ファイルには保存されないため、各ブックに加えた変更はブック単位で保存する必要があります。
最近使用したファイルのリストから開く
【問題】
メニュー[編集]の下の方に最近使用したファイルのリストがあり、これをクリックまたは左についている番号の数字を入力することでファイルを開くことができます。
初期設定では、最近使用したファイル四つまでしかリストアップされていませんが、これを増やすにはどうすれば良いでしょうか？
【回答】
1.メニュー[ツール]-[オプション]
2.[全般]タブの[最近使用したファイルの一覧]チェックボックスがオンになって
いることを確認して、右のスピンボックスでファイルの数を指定
【解説】
リストの数はデフォルト（初期設定）では四つですが、これを最大九つに設定することができます。
Alt+F（メニュー[ファイル]）してから、開きたいファイル名の左についている数字を押せばそのファイルが開きます。
最近使ったファイルにはエクセルで開いたファイルしかリストアップされません。（エクスプローラなどエクセル以外で開いた場合にはリストアップされない）エクセル以外から開いた場合、メニュー[ファイル]-[名前をつけて保存]で保存するとリストアップされます。
参考ページ：
[OFF2000] 最近開いたファイルの一覧が更新されない現象について
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;ja;JP417264
[XL2002] 最近使用したファイルの一覧について
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;ja;409342
[XL2002] スタートメニューの最近使ったファイルにファイル名が表示されない
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;ja;409342
[HOW TO] [最近使ったファイル] の表示、使用、および消去方法
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;ja;307875
エクスプローラからワークブックが開かない状態になってしまった場合には、以下の手順で開けるようになります。
1.エクセルのメニュー[ツール]-[オプション]
2.[全般]タブで[他のアプリケーションを無視する]のチェックをオフに
3.Enter
詳しくは以下のページをご覧ください。
[XL2002] ダブルクリックでファイルを開くとエラーが発生して開けない
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;ja;JP418292
[XL97] エクスプローラでダブルクリックしてもワークブックが開かないケースについて
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;ja;JP158996
[XL97] ファイルをダブルクリックで開くと"My.xls が見つかりません"エラー発生
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;ja;jp410226
ファイルを閉じる
【問題】
ファイルを閉じるキーボードショートカットは何でしょうか？
【回答】
Ctrl+W
【解説】
コントロールメニューの[閉じる]（画面の右上の方にあるＸボタン）をクリックと同様に、ファイルを変更した場合には、変更を保存するかどうかを確認するメッセージが表示されます。
ファイルの内容を全く変更していないのにファイルを閉じる際に変更を保存するかどうかを確認するメッセージが表示されることがあります。例えばTODAY関数などブックが開かれたと同時に再計算する関数がある場合にこのメッセージが表示されます。
詳しくは以下のページをご覧ください。
[XL95] 変更していないブックを閉じる際保存するか尋ねられる場合
すべてのファイルを閉じる
【問題】
ファイルを複数開いています。すべてのファイルを閉じるにはどうすれば良いでしょうか？
【回答】
1.Shiftキーを押しながらメニュー[ファイル]をクリック
2.[すべて閉じる]をクリック
【解説】
上記手順の場合、ファイルはすべて閉じますが、エクセルは起動したままです。
すべてのファイルを閉じてかつエクセルも終了するには、Alt+F4 です。
Shiftキーを押しながらクリックすると違う機能が使えるものは、以下のように他にもたくさんあります。
メニューバー
閉じる−−−−−−−−−−−すべて閉じる
コピー−−−−−−−−−−−図のコピー
貼り付け−−−−−−−−−−図の貼り付け
形式を選択して貼り付け−−−図のリンク貼り付け
[標準]ツールバー
開く−−−−−−−−上書き保存
印刷−−−−−−−−印刷プレビュー
元に戻す−−−−−−やり直し
昇順で並び替え−−−降順で並び替え
[書式設定]ツールバー
下線−−−−−−−−−二重下線
左揃え−−−−−−−−右揃え
中央揃え−−−−−−−セルを結合して中央揃え
小数点表示桁上げ−−−小数点表示桁下げ
インデント解除−−−−−インデント
その他
セルの挿入−−−−−−−−セルの削除
行の挿入−−−−−−−−−行の削除
列の挿入−−−−−−−−−列の削除
数式と値のクリア−−−−−書式のクリア
フォントサイズの拡大−−−−フォントサイズの縮小
右罫線−−−−−−−−−−左罫線
上罫線−−−−−−−−−−下罫線
書式の貼り付け−−−−−−値の貼り付け
画面の拡大表示−−−−−−画面の縮小表示
ファイルを上書き保存
【問題】
ファイルを上書き保存するキーボードショートカットはなんでしょうか？
【回答】
Ctrl+S
【解説】
保存（Save）の S と覚えましょう。
メニューバーからだと、[ファイル]-[上書き保存]です。
エクセルで作業中に[このプログラムは不正な処理を行ったので強制終了します]といったメッセージが出て、強制終了してしまうことがあります。
原因や対策については以下のページをご覧ください。
[XL2000]強制終了およびハングアップの際のチェック項目
【エクセル技道場】−エクセル以外の技−PC環境改善
ただ、どんなに対策をとっていたとしても強制終了およびハングアップは起こるものだと思います。
私の場合は、作業が一段落する度に今回ご紹介したCtrl+Sをする癖をつけています。
名前を付けて保存
【問題】
ファイルを別の名前で保存するキーボードショートカットはなんでしょうか？
【回答】
F12キー（ファンクションキーのF12）
【解説】
メニューバーからだと、[ファイル]-[名前をつけて保存]です。
ファイルをフロッピーディスクに保存されている方もいるかと思います。しかし、フロッピーディスクへの保存は、一時的な持ち運びのみに限定されることを強くおすすめいたします。詳しくは以下のページをご覧ください。
[XL2002]フロッピーディスクに保管されているファイルを扱う際の注意点
作業状態を保存
【問題】
ファイルに複数のシートがあります。そのファイルを開いた時にSheet1のセルA1がアクティブになっているように開くにはどうすれば良いでしょうか？
【回答】
1.そのブックだけを開いて、Sheet1のセルA1をアクティブに
2.メニュー[ファイル]-[作業状態の保存]
3.適当な名前を付けて保存（拡張子はxlwです）
【解説】
これで上記で作成した作業状態ファイル（拡張子はxlw）を開くと、他のシートで上書き保存していても、Sheet1のセルA1がアクティブな状態でファイルを開くことができます
セルにブック名を表示
【問題】
セルにそのブックのブック名を表示する数式はなんでしょうか？
【回答】
=REPLACE(LEFT(CELL("filename",$A$1),FIND("]",CELL("filename",$A$1))-1),1,FIND("[",CELL("filename",$A$1)),)
↑拡張子付きのファイル名が返ります。
または、
=REPLACE(LEFT(CELL("filename",$A$1),FIND(".",CELL("filename",$A$1))-1),1,FIND("[",CELL("filename",$A$1)),)
↑拡張子無しのファイル名が返ります。
【解説】
REPLACE関数、LEFT関数、FIND関数、CELL関数の組み合わせでブック名をセルに表示させます。
○CELL関数
=CELL("filename",$A$1)
対象範囲(この場合セルA1）を含むファイルの名前
(絶対パス名) を表す文字列を返します。
例えば、CドライブのMy Documentsフォルダにある「売上高」というファイルのシート「東京支店」のセルのどこかに=CELL("filename",$A$1)を入力すると、
C:\My Documents\[売上高.xls]東京支店 と表示されます。
新規ファイルを作成してまだ保存していない場合には、表示されません。一回保存すれば表示されるようになります。
対象範囲（この場合セルA1）を省略することもできます。
=REPLACE(LEFT(CELL("filename"),FIND("]",CELL("filename"))-1),1,FIND("[",CELL("filename")),)
ただし省略した場合には、現在アクティブになっているセルを含むファイルの名前
(絶対パス名)を表す文字列を返します。
なお、A1ではなく$A$1と絶対参照にしているのは、式をコピーした時などにエラーになるのを防ぐためです。
○FIND関数
=FIND(検索文字列, 対象, 核始位置)
指定された検索文字列（この場合、"]"
それと"["）を対象（この場合、 =CELL("filename",$A$1)の返り値である
"C:\My Documents\[売上高.xls]東京支店"
） の中で検索し、その検索文字列が対象の中で最初に現れる位置を左端から数え、その番号を返します。今回のケースだとそれぞれ24と17になります。
○LEFT関数
=LEFT(文字列,文字数)
LEFT 関数は、文字列の先頭から指定された数の文字を返します。
=LEFT(CELL("filename",$A$1),FIND("]",CELL("filename",$A$1))-1)
の返り値は C:\My Documents\[売上高.xls となります。
○REPLACE関数
=REPLACE(文字列, 核始位置, 文字数, 置換文字列)
REPLACE 関数は、文字列中の指定された文字数の文字を他の文字に置き換えます。
この式では引数はそれぞれ以下のようになっています。
文字列： C:\My Documents\[売上高.xls
開始位置： 1
文字数 ： =FIND("[",CELL("filename",$A$1))の返り値
17
置換文字列：
つまり、C:\My Documents\[売上高.xls の1文字目から17文字が消えて、売上高..xls
となります。
シート名を表示する数式は以下です。これは【エクセル技道場】No.004でやりました。詳しくは【エクセル技道場】−シート関係−ワークシート名を表示する関数 をご覧ください。
=MID(CELL("filename",$A$1),FIND("]",CELL("filename",$A$1))+1,31)
REPLACE関数を使って以下のような数式でもシート名が表示されます。
=REPLACE(CELL("filename",$A$1),1,FIND("]",CELL("filename",$A$1)),)
アクティブなシート名を表示させる数式は以下です。
=MID(CELL("filename"),FIND("]",CELL("filename"))+1,31)
ブックの保護
【問題】
あるファイルにおいて、シートの移動・削除やシート名の変更をできないようにするにはどうしたら良いでしょうか？
【回答】
1.メニュー[ツール]-[保護]-[ブックの保護]
2.[シート構成]チェックボックスをオンに
3.Enter
【解説】
[シート構成]チェックボックスをオンにしてブックの保護を行うことで、以下の操作ができなくなります。
・シートの移動
・シートのコピー
・シートの削除
・シートの表示と非表示の切り替え
・シート名の変更
・新規シートの挿入
[ウィンドウ]チェックボックスをオンにしてブックの保護を行うことで、ウィンドウのサイズと位置が固定されます。またブックウィンドウの[最小化]ボタン、[閉じる]ボタンなどが非表示になります。
パスワードを設定することもできます。パスワードは大文字小文字を区別します。
ブック保護を解除するには、メニュー[ツール]-[保護]-[ブック保護の解除]とします。
ブック・ウィンドウを切り替えるキーボードショートカット
【問題】
ブック・ウィンドウを切り替えるキーボードショートカットは何でしょうか？
【回答】
Ctrl+Tab 次のブックまたはウィンドウに移動
Ctrl+Shift+Tab 前のブックまたはウィンドウに移動
【解説】
メニュー[ウィンドウ]で表示させるブック名またはウィンドウ名をクリックする方法もあります。
他のアプリケーションに切り替えるキーボードショートカットは、Alt+Tab
です。
複数のブックを並べて表示
【問題】
複数のブックで同時並行で作業をする場合などに、画面に複数のブックを表示させるにはどうしたら良いでしょうか？
【回答】
メニュー[ウィンドウ]-[整列]で[ウィンドウの整列]ダイアログボックスが表示されます。
以下の四種類の表示方法から一つを選択します。
・並べて表示
・上下に並べて表示
・左右に並べて表示
・重ねて表示
【解説】
[整列]はメニューバーの左のエクセルアイコンを右クリックからでもできます。
ブックが最大表示されていない場合にはブックウィンドウのタイトルバーの右にあるエクセルアイコンを右クリックします。
ブックウィンドウを最大表示に戻すには、以下の方法があります。
・ウィンドウの右上隅の最大化ボタンをクリック
・タイトルバーをダブルクリック
逆にブックウィンドウを元のサイズに戻すには、ウィンドウの右上隅の[ウィンドウを元のサイズに戻す]ボタンをクリックします。
ウィンドウ枠の固定
【問題】
1行目に行見出しが、2行目以下にはデータが入っています。ずーっと下にスクロールさせても常に1行目を表示させたままにするにはどうすれば良いでしょうか？
【回答】
1.セルA2を選択
2.メニュー[ウィンドウ]-[ウィンドウ枠の固定]
【解説】
大きな表で作業している時にこの技は便利です。
上記1.は行番号2をクリック（2行目を選択）でもできます。
固定（常に表示）されるのは、枠の上部または左の部分です。
ウィンドウ枠の固定を解除するには、メニュー[ウィンドウ]-[ウィンドウ枠固定解除]です。
列見出し、例えばA列だけを固定するには、セルB1を選択してからメニュー[ウィンドウ]-[ウィンドウ枠の固定]とします。
行見出し、列見出しの両方を固定するには、例えばセルB2を選択してからメニュー[ウィンドウ]-[ウィンドウ枠の固定]とします。
つまりアクティブセルの上と左で固定されるわけです。
では、セルA1を選択してから、[ウィンドウ枠の固定]を行うとどうなるでしょうか？
ブックウィンドウの真中で固定されます。
ワークシートの分割
【問題】
サイズの大きなワークシートで下部を常に表示したまま、上部で作業するにはどうしたらよいでしょうか？
【回答】
垂直スクロールバー（右方にあるスクロールバー）の上矢印の上にある分割ボックスをダブルクリックします。
【解説】
分割ボックスをダブルクリックすると、アクティブセルの上に分割バーが表示されます。
分割バーをドラッグして好きな位置に移動させることができます。
分割ボックスをドラッグでも分割ができます。
分割を解除するには分割バーをダブルクリックします。
左右に分割することもできます。水平スクロールバー（下方にあるスクロールバー）の右矢印の右に分割ボックスがあります。
上下左右に分割することもできます。上下に分割した後に左右に分割する、または、メニュー[ウィンドウ]-[分割]とします。
F6キーまたはShift+F6キーでウィンドウ枠を移動することができます。
ウィンドウ枠の固定とワークシートの分割は同時に行うことはできません。
同じブック内の複数のワークシートを並べて表示
【問題】
同じブック内の別のワークシートを同時に画面に表示させるにはどうすれば良いでしょうか？
【回答】
1.メニュー[ウィンドウ]-[新しいウィンドウを開く]
2.メニュー[ウィンドウ]-[整列]
以下の四種類の表示方法から一つを選択します。
・並べて表示
・上下に並べて表示
・左右に並べて表示
・重ねて表示
3.[作業中のブックのウィンドウを整列する]のチェックをオンに
4.Enter
【解説】
[新しいウィンドウを開く]、[整列]はメニューバーの左のエクセルアイコンを右クリックからでもできます。
タイトルバーにはブック名が表示されています。[新しいウィンドウを開く]とすると、ブック名の後に:1,
:2のように枝番がつきます。
上記手順で[作業中のブックのウィンドウを整列する]のチェックをオフで実行すると、作業中のブックの他に開いているブックも含めて整列されます。
複数のウィンドウが開いている状態でブックを保存してからそのブックを閉じると、次にそのブックを開いたときに同じ数のウィンドウが開きます。複数のウィンドウで開いているブックでは、他のすべてのウィンドウを閉じてからブックを保存すると、次にそのブックを開いたときにウィンドウが一つで開きます。
ウィンドウを閉じるにはCtrl+W (または、ブックウィンドウの右上隅にある閉じるボタンをクリック)です。
数式／計算結果表示の切り替え
【問題】
数式の入ったセルは計算の結果が表示されています。これを結果ではなく、入力されている数式を表示させるにはどうしたら良いでしょうか？
【回答】
Ctrl+Shift+@
【解説】
キーボードショートカット Ctrl+Shift+@ で、数式／計算結果表示の切り替えができます。
同じ操作をメニューバーから行うには、以下の操作です。
メニュー[ツール]-[オプション]の[表示]タブの[ウィンドウ
オプション] のところで[数式]チェックボックスをオンにすると数式が表示され、オフにすると計算結果が表示されます。
マクロで同じことを実行するには、以下です。
Sub Test()
ActiveWindow.DisplayFormulas = not activewindow.displayformulas
End Sub
以下の手順で、同一シートについて左のウィンドウで数式を表示、右のウィンドウで結果を表示させることができます。
1.メニュー[ウィンドウ]-[新しいウィンドウを開く]
2.メニュー[ウィンドウ]-[整列]
3.[並べて表示]と[作業中のブックのウィンドウを整列する]のチェックをオンに
4.Enter
5.そのまま左のウィンドウでCtrl+Shift+@
ウィンドウの非表示／再表示
【問題】
あるファイルを開こうとしたところ、エラーメッセージなどは出ていなく、ちゃんと開けているようなのに画面には表示されません。どういう理由が考えられるでしょうか？また、どうすれば表示されるでしょうか？
【回答】
ウィンドウが非表示になっている可能性があります。
メニュー[ウィンドウ]-[再表示]で表示されます。
【解説】
ウィンドウを非表示にするには、メニュー[ウィンドウ]-[表示しない]です。
先日、私の職場でまさにこの現象が起きました。
多分、メニュー[ウィンドウ]で[整列]としようとした際に誤操作で[表示しない]としてしまったのが原因ではないかと思います。
書き込みパスワードの設定／読み取り専用／読み取り専用を推奨
【問題】
あるファイルについて不用意に上書き保存してしまうことを抑制するには、どうしたら良いでしょうか？
【回答】
書き込みパスワードの設定をする、ファイルを読み取り専用にする、読み取り専用を推奨するなどの方法があります。
書き込みパスワードの設定をする手順は以下です。
1.F12（メニュー[ファイル]-[名前を付けて保存]）
2.[ツール]-[全般オプション]
3.[書き込みパスワード]にパスワードを入力
4.[パスワードの確認]ダイアログボックスで再度パスワードを入力
5.Enter
6.[ファイル名]にファイル名を入力Enter
ファイルを読み取り専用にする手順は以下です。
1.エクスプローラで当該ファイルの上でAlt+Enter（または右クリック−[プロパティ]）
2.[全般]タブで[読み取り専用]にチェック
3.Enter
読み取り専用を推奨する手順は以下です。
1.F12（メニュー[ファイル]-[名前を付けて保存]）
2.[ツール]-[全般オプション]
3.[読み取り専用を推奨する]にチェック
4.Enter
5.[ファイル名]にファイル名を入力Enter
【解説】
書き込みパスワードの設定の手順及び読み取り専用を推奨する手順でエクセル97の場合には2.のところを[オプション]ボタンをクリックとします。
全画面表示
【問題】
エクセルの画面をPCのスクリーン全体を使って表示したい。
つまり、普段表示されているタスクバー、タイトルバー、ツールバー、数式バー、ステータスバーなどを一時的に非表示にして、画面を広くして作業したい場合にはどうすれば良いでしょうか？
【回答】
メニュー[表示]-[全画面表示]
【解説】
メニュー[表示]-[全画面表示]とすると、ワークシートとメニューバーだけが表示されるようになります。
また、自動的に[全画面表示]ツールバーが表示され、[全画面表示を閉じる]ボタンをクリックすると、全画面表示から元に戻ります。
画面を広く使おうと、せっかく全画面表示にしているのに、この自動的に表示される[全画面表示]ツールバーはちょっと邪魔です。右上の[閉じる]ボタンをクリックして表示させないようにすることができます。
[全画面表示]ツールバーがなくても、メニュー[表示]-[全画面表示]で元の画面表示に戻ることができます。
[全画面表示]ツールバーは一回閉じると次回から全画面表示しても表示されなくなります。自動的に表示されるようにするには以下の手順です。
1.全画面表示された状態でメニュー[ツール]-[ユーザー設定]
2.[ツールバー]タブの[全画面表示]にチェックを入れる
3.[閉じる]ボタンをクリック
全画面表示をよく使われる方は、以下の手順でメニューバーに[全画面表示]ボタンを登録しておくと便利です。
1.メニュー[ツール]-[ユーザー設定]
→[ユーザー設定]ダイアログボックスが表示される
2.メニュー[表示]
3.CtrlキーとAltキーを押しながら[全画面表示]ボタンをドラッグして、メニューバーの例えば[ヘルプ]の右にドロップ。
4.[ユーザー設定]ダイアログボックスの[閉じる]ボタンをクリック
ファイルが開かない？
【問題】
あるファイル（ファイル名は データファイル ）を開いて、データを入力し、×をクリックしてファイルを閉じます。
それから、エクセル自体を閉じようとすると、既に閉じているはずなのに、「'データファイル'への変更を保存しますか？」というメッセージが出てきます。「はい」にすると次回にそのファイルが開かなくなります。「いいえ」にする（保存しない）と次回に開くことができます。
どうしてこういう現象が起こるのでしょうか？またどうすればこの現象が起こらなくなるでしょうか？
【回答】
再現方法は下記の通りです。
「データファイル」を開いた状態で、
1.メニュー[ウィンドウ]-[新しいウィンドウを開く]
→タイトルバーには データファイル:2 と表示されます。
2.メニュー[ウィンドウ]-[表示しない]
→タイトルバーには データファイル:1 と表示されます。
3.×をクリックして閉じます。
4.Excelを終了します。
→「'データファイル'への変更を保存しますか？」というメッセージが出ます。
5.[はい]をクリック
6. データファイル を開きます。
→ データファイル は表示されません。
この状態から表示させるには、メニュー[ウィンドウ]-[再表示]で[表示するブック]で
データファイル を選択して[OK]ボタンをクリックします。
つまり、当該ファイルは開かないのではなくて非表示の状態になっていたわけです。
【解説】
既にファイルを閉じたつもりが閉じられていなかったわけですが、それはそのファイルの表示されている方のウィンドウを閉じて、非表示状態のウィンドウが残っている状態だったわけです。
Excel終了時に「ファイルへの変更を保存しますか？」で[はい]を選択し再び当該ファイルを開くと開けない、というのは、開かれないのではなく実際には開いているのですが、ウィンドウ非表示の状態になっているわけです。その状態（開いているが非表示の状態）で、メニュー[ウィンドウ]-[再表示]、[表示するブック]で目的のファイルを選択して[OK]ボタンで表示されます。
